BLITAR - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusarsip) Kabupaten Blitar memberikan bimbingan teknis (bimtek) pemberkasan arsip pada aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis dan Terintegrasi (Srikandi).
Kegiatan yang digelar di Gedung Korpri ini penting untuk mengetahui umur arsip dan mencegah penumpukan pada aplikasi Srikandi.
Arsiparis ahli muda, Disperpusarsip Kabupaten Blitar Wahyuni Diana Sari mengatakan, Pemkab Blitar telah menggunakan aplikasi Srikandi sejak 31 Oktober 2022. Maka dari itu, banyak arsip telah diunggah ke aplikasi tersebut.
“Sirkulasi arsip itu dari mulai diciptakan harus masuk fase pemeliharaan pada akhir tahun anggaran. Sekarang ini sudah lebih satu tahun anggaran, sehingga perlu dilakukan adanya pemberkasan arsip,” ujar Wahyuni, Selasa (14/5/2024).
Dia melanjutkan, meskipun arsip digital perlakuannya sama dengan yang non digital, yakni harus diberkaskan. Nanti saat proses pemberkasan, muncul masa penyimpanan arsip.
Setelah itu arsip akan diketahui nasibnya, dengan dimusnahkan, disimpan permanen atau sebagai arsip statis.
Maka dari itu, bimtek terkait pemberkasan pada Srikandi ini wajib dilakukan kepada pengguna aplikasi itu, khususnya pada admin di setiap organisasi perangkat daerah (OPD).
Tentu bimtek ini bertujuan agar arsipnya tidak menumpuk. Sebab, setelah pemberkasan ini dapat diketahui berapa lama masa simpan arsip.
“Kami mengundang admin dari 54 OPD, total ada 65 peserta. Dari puluhan peserta itu, dibagi dua jadwal, pada hari ini (kemarin, Red) dan Kamis (16/5). Memang dijadwalkan dua hari, agar lebih efisien dan materi dapat diterima para peserta,” ungkapnya.
Sementara itu, Kadisperpusarsip Kabupaten Blitar Jumali mengatakan, manfaat kegiatan pemberkasan arsip adalah mempermudah upaya penyusutan arsip secara digital seperti pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip yang bernilai sejarah.
Sebab, dalam konteks pengawasan kearsipan, kegiatan pemberkasan arsip merupakan salah satu komponen yang menjadi aspek pengawasan.
Penerapan aplikasi Srikandi di lingkungan OPD, kelurahan dan desa, diharapkan dapat meningkatkan kualitas dan akuntabilitas dalam kearsipan.
Selain itu, menjadi memori kolektif pemerintah daerah karena pengelolaan informasi berbasis digital dapat terekam dengan baik dan memudahkan koordinasi antar-pemerintahan.
“Harapannya, dengan adanya bimtek ini, pemberkasan arsip dapat dilaksanakan dengan baik untuk persiapan pengawasan kearsipan. Hasil pengawasan kearsipan nantinya akan diserahkan melalui kegiatan Rakorwas Kearsipan dan disampaikan kepada kepala OPD masing-masing,” pungkasnya. (jar/hai)
Editor : Jihan Wahida Rahma Salsabila