BLITAR - Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Blitar memusnahkan ribuan arsip dengan masa simpan kurang dari 10 tahun.
Itu untuk mengurangi penumpukan arsip yang selama ini menjadi persoalan hampir di semua organisasi perangkat daerah (OPD).
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Blitar, Jumali mengatakan, pemusnahan ini bagian dari pembinaan, pengelolaan, penyelamatan, pelestarian, dan pelayanan arsip atau informasi yang menjadi kewajiban lembaga kearsipan.
Dia mengakui pemusanahan arsip dengan masa simpan kurang dari 10 tahun ini belum menjawab seluruh tantangan kearsipan.
“Pemusnahan arsip ini lebih dititikberatkan pada memberikan gambaran proses pemusnahan arsip yang sesuai prosedur di lingkungan Pemkab Blitar. Dengan harapan, pemusnahan arsip menjadi kegiatan yang dilaksanakan secara rutin seperti halnya saat melakukan penciptaan arsip,” katanya.
Pria berkacamata ini mengungkapkan bahwa jumlah arsip pertanggungjawaban keuangan memiliki volume paling banyak dibandingkan dengan jenis arsip lainnya.
Namun, ada beberapa prosedur untuk memusnahkan arsip tersebut. Misalnya, pemberkasan arsip dan pembuatan daftar arsip sebagai salah satu syarat pemusnahan arsip.
“Tentunya perlu persiapan, waktu, dan anggaran yang cukup serta prosedur sesuai regulasi,” tegasnya.
Jumali mengungkapkan, pengelolaan kearsipan merujuk pada UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Pada pasal 86 disebutkan sanksi pidana 10 tahun penjara dan denda Rp 500 juta bagi siapa saja yang memusnahkan arsip di luar prosedur yang benar.
“Oleh karenanya, meskipun terjadi penumpukan arsip di mana-mana, tetap perlu berhati-hati memperhatikan prosedur yang ada dalam melaksanakan pemusnahan arsip,” ucapnya.
Secara teknis, pemusnahan arsip bisa dilakukan usai melalui bebarapa tahap. Yakni, pengusulan dari OPD pemilik arsip kepada disperpusip dan tindaklanjuti dengan dengan penilaian. Jika sesuai dengan regulasi, maka disperpusip akan mengajukan izin kepada bupati.
“Untuk arsip yang masa simpannya kurang dari 10 tahun, izin pemusnahannya dari bupati. Sedangkan arsip dengan masa simpan lebih dari 10 tahun, izinnya di arsip nasional,” katanya.
Arsip yang bisa dimusnahkan harus dipastikan bebas atau tidak ada kaitannya dengan penegakan hukum. Sebab, pascapemusnahan arsip tidak bisa dipulihkan.
“Arsip yang masa simpan kurang dari 10 tahun itu biasanya terkait arsip kepegawaian, cuti, undangan, dan lain-lain. Intinya, arsip yang informasinya tidak perlu perhatian khusus. Yang masa simpan di atas 10 tahun, arsip soal laporan pertanggungjawaban keuangan. Itu usia simpannya 12 tahun,” jelasnya.
Dia menambahkan, penyusutan arsip dalam bentuk pemusnahan merupakan salah satu cara untuk mengurangi jumlah arsip.
Dengan begitu, penyelenggaraan kearsipan lebih efektif dan efisien. Lebih lanjut, pemusnahan juga bagian dalam pengamanan informasi dari penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.
“Pemusnahan arsip ini juga dapat dilakukan penghematan tempat penyimpanan, biaya perawatan dan pemeliharaan, tenaga, dan efisien waktu,” tandasnya. (*/c1/hai)
Editor : Jihan Wahida Rahma Salsabila